Task Force Management

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Procurement & B.P.M.

Procurement & B.P.M.

Una buona organizzazione in ogni comparto aziendale rappresentano i fondamentali elementi per eliminare le diseconomie in azienda, al fine di supportare adeguatamente il business e il monitoraggio costante dei processi,

Spesso è importante verificare la congruità della propria organizzazione, il livello di efficienza ed efficacia che questa ha raggiunto o può ancora raggiungere per migliorare le performance dell'azienda e incrementare i risultati del business. 

Operiamo mediante: ridefinizione dei processi aziendali, Modelli organizzativi e ridisegno processi critici, change management, disegno macro struttura; 

  • Dipendenza dagli obiettivi strategici;
  • Condivisione con il management;
  • Coinvolgimento delle risorse nel ridisegno generale strutturale;
  • Ricerca e selezione del personale;
  • Attenzione agli aspetti motivazionali;
  • Osservazione, monitoraggio delle dinamiche interne;
  • Realizzazione di strumenti di monitoraggio dei K.P.I.

Gli approvvigionamenti sono spesso gestiti da specialisti dell’Ufficio Acquisti e Gare di un’organizzazione. Ciò significa che tali specialisti assumono la responsabilità della gestione del contratto diminuendo a volte la responsabilizzazione ed il commitment dei Manager nel presidiare tali attività. Questa separazione di responsabilità riduce infatti la visibilità ed una corretta comprensione sui passaggi e le fasi degli appalti.

Per ovviare a queste problematiche è possibile definire processi di project procurement che dovrebbero vedere un coinvolgimento del Manager nella definizione dei criteri per gli approvvigionamenti di progetto.

In particolare le fasi operative standard sono:

  • Prendere le decisioni di acquisto make-or-buy;
  • Predisporre i documenti di offerta;
  • Distribuire le richieste di offerta ai fornitori;
  • Integrare le informazioni e convocare una conferenza dei fornitori;
  • Ricevere le risposte dei fornitori;
  • Valutare e selezionare le offerte;
  • Intervistare i fornitori;
  • Condurre le trattative.

Supportiamo gli enti pubblici nell’utilizzo dei servizi di e-Procurement supportandoli nella digitalizzazione dei processi di approvvigionamento di beni e servizi. In particolare nelle fasi di:

  • Pre aggiudicazione:
    • Pubblicazione del bando di gara e degli Avvisi;
    • Accesso ai Documenti di gara;
    • Presentazione delle Offerte;
    • Valutazione delle Offerte.
  • Aggiudicazione:
    • Aggiudicazione dell’appalto alla migliore offerta;
    • Stipula del contratto.
  • Post Aggiudicazione:
    • Ordine;
    • Fatturazione;

Il B.P.M. (Business process management) è l’insieme di attività necessarie per definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali per creare processi orientati all’efficienza tramite l’automazione dei vari passaggi e per supportare i processi di carattere strategico-decisionale che rimangono esclusivamente in carico all'attività umana.

Una metodologia corretta per progettare ed implementare la gestione dei processi può essere così sintetizzata:

  • Identificazione del processo analizzato
  • Definizione dei confini (processi fornitori – processi clienti)
  • Definizione di input e output scambiati tra gli attori del processo
  • Definizione delle attività e delle relative procedure che ne regolano lo svolgimento
  • Analisi dei tempi (durata delle attività)
  • Definizione delle prestazioni attese (indici di valutazione)
  • Definizione delle responsabilità di processo
  • Analisi statistica dei processi eseguiti

L'obiettivo di questo meccanismo è di sfociare in una visione globale migliore dell'insieme dei processi lavorativi dell'azienda e delle loro interazioni per essere in grado di ottimizzarle e, per quanto possibile, automatizzarle al massimo attraverso delle applicazioni lavorative. 

La filosofia alla base del BPM è la riutilizzazione, cioè la capacità di non reinventare la ruota ad ogni cambiamento. Ora, la maggior parte degli strumenti sono proprietari, cioè possiedono il loro proprio modello di dati e un modo di funzionamento opaco, che li rende difficilmente interoperativi.  Così, la standardizzazione della rappresentazione dei processi è una sfida maggiore per facilitare l'integrazione fra gli strumenti di BPM. 

Nella nostra visione i processi aziendali debbono andare in automatico, debbono garantire che la giusta informazione arrivi all’interlocutore più adatto, nel momento opportuno ed in modo corretto. Tutto questo è possibile tramite il BPM che ridisegna i processi aziendali per migliorare l’efficienza e ridurre i tempi ed i costi.

Provvediamo all’analisi, allo studio e alla revisione dei processi e delle procedure aziendali, affiancando la nostra consulenza con prodotti informatici di altissima qualità, sviluppati con le tecnologie più innovative ed utilizzando i sistemi più evoluti.

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